Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von der Zufriedenheit und dem Engagement seiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ab. Um sicherzustellen, dass die Belegschaft motiviert, produktiv und zufrieden ist, müssen Unternehmen die Bedürfnisse und Meinungen der Mitarbeitenden kennen. Eine der effektivsten Methoden, um dieses wertvolle Feedback zu erhalten, ist die Mitarbeiterbefragung. Durch gezielte Fragen können Unternehmen wertvolle Einblicke gewinnen, die ihnen helfen, ihre Unternehmenskultur zu stärken, Prozesse zu optimieren und das Arbeitsumfeld zu verbessern.

Dieser Blogartikel bietet Ihnen eine umfassende Anleitung zur erfolgreichen Durchführung einer Mitarbeiterbefragung. Ich erkläre Ihnen, was eine Mitarbeiterbefragung ist, warum sie wichtig ist und wie Sie sie optimal planen und durchführen können. Außerdem teile ich konkrete Beispiele für Fragen, die Sie stellen können, und zeige Ihnen, wie Sie die Ergebnisse analysieren und in konkrete Maßnahmen umsetzen können.

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein strukturiertes Instrument, das Unternehmen nutzen, um die Meinungen, Zufriedenheit und das Engagement ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen systematisch zu erfassen. Sie dient dazu, Einblicke in die Arbeitsbedingungen, die Unternehmenskultur und die Zufriedenheit der Belegschaft zu gewinnen. Die Ergebnisse helfen, Stärken und Schwächen im Unternehmen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung zu entwickeln. Mitarbeiterbefragungen können anonym oder namentlich durchgeführt werden, je nach gewünschter Tiefe der Einblicke und der Vertrauensbasis im Unternehmen.

In den meisten Fällen führt man Mitarbeiterbefragungen durch, um die Bindung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ans Unternehmen zu erhöhen. Sie wollen sich vertiefend mit dem Thema Mitarbeiterbindung auseinandersetzen? Dann kann mein Blogartikel hier für Sie von Interesse sein.

Warum sind Mitarbeiterbefragungen wichtig?

Mitarbeiterbefragungen sind aus mehreren Gründen wichtig:

  1. Feedback und Verbesserung: Mitarbeiterbefragungen bieten eine strukturierte Möglichkeit, Feedback von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu sammeln. Dieses Feedback kann genutzt werden, um Prozesse zu verbessern, Arbeitsbedingungen zu optimieren und die allgemeine Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.
  2. Engagement: Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Anliegen gehört und berücksichtigt werden, steigt ihr Engagement. Engagierte Beschäftigte sind produktiver, motivierter und loyaler gegenüber dem Unternehmen.
  3. Identifizierung von Problemen: Regelmäßige Befragungen können helfen, Probleme und Unzufriedenheit frühzeitig zu erkennen, bevor sie eskalieren. Dies kann Bereiche wie Arbeitsbelastung, Kommunikation, Führungsstil oder Arbeitsplatzsicherheit betreffen.
  4. Verbesserung der Unternehmenskultur: Durch das Sammeln von Feedback können Unternehmen besser verstehen, welche Aspekte ihrer Kultur gut funktionieren und welche Bereiche verbessert werden müssen. Dies fördert eine positive und konstruktive Arbeitsumgebung.
  5. Personalentwicklung: Befragungen können Aufschluss darüber geben, welche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gewünscht oder benötigt werden. Dies hilft, gezielte Schulungsprogramme zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Belegschaft entsprechen.
  6. Bindung: Zufriedene und engagierte Teammitglieder neigen dazu, länger im Unternehmen zu bleiben. Befragungen können dazu beitragen, Faktoren zu identifizieren, die die Mitarbeiterbindung fördern und die Fluktuation reduzieren.
  7. Transparenz und Vertrauen: Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen signalisiert den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, dass das Unternehmen an ihrer Meinung interessiert ist und bereit ist, Veränderungen vorzunehmen. Dies fördert ein Gefühl von Transparenz und Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Management.
  8. Leistungssteigerung: Unternehmen, die regelmäßig Feedback einholen und darauf reagieren, können ihre Prozesse und Strategien kontinuierlich verbessern. Dies führt zu einer Steigerung der Gesamtleistung und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Insgesamt sind Mitarbeiterbefragungen ein wertvolles Instrument, um die Arbeitsumgebung zu verbessern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern.

Warum verzichten Unternehmen trotzdem auf Mitarbeiterbefragungen?

Es gibt viele gute Gründe, um Mitarbeiterbefragungen in regelmäßigen Abständen im Unternehmen durchzuführen. Trotzdem gibt es viele Unternehmen, die den Mehrwert dieses Tools noch nicht erkannt haben. Das kann an verschiedenen Gründen liegen:

  1. Ressourcenmangel: Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen erfordert Zeit, Geld und personelle Ressourcen. Viele Unternehmen haben möglicherweise nicht die Kapazitäten oder das Budget, um regelmäßige und umfassende Befragungen durchzuführen.
  2. Mangelndes Bewusstsein: Einige Unternehmen sind sich möglicherweise nicht der Vorteile von Mitarbeiterbefragungen bewusst oder haben keine ausreichenden Kenntnisse darüber, wie man solche Befragungen effektiv durchführt und die Ergebnisse nutzt.
  3. Angst vor negativen Ergebnissen: Manchmal befürchten Führungskräfte, dass die Befragungen negatives Feedback zutage fördern, das schwer zu bewältigen oder zu lösen sein könnte.
  4. Schlechte Erfahrungen: Unternehmen, die in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit Mitarbeiterbefragungen gemacht haben – sei es durch geringe Teilnahme, unzureichende Analyse oder mangelnde Umsetzung der Ergebnisse – könnten zögern, erneut Befragungen durchzuführen.
  5. Fehlende Nachverfolgung: Wenn Unternehmen nicht bereit oder in der Lage sind, auf das Feedback der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu reagieren und Maßnahmen zu ergreifen, können Befragungen als nutzlos angesehen werden.
  6. Kulturelle Barrieren: In einigen Unternehmenskulturen wird der offene Austausch von Meinungen und Feedback nicht gefördert. Mitarbeitende könnten zögern, ehrlich zu antworten, aus Angst vor negativen Konsequenzen, was die Durchführung von Befragungen entmutigt.
  7. Datenschutz- und Vertraulichkeitsbedenken: Die Erhebung und Verwaltung von Feedback-Daten muss unter Berücksichtigung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit erfolgen. Unternehmen, die sich unsicher fühlen, wie sie diese Aspekte handhaben sollen, könnten sich davor scheuen, Mitarbeiterbefragungen durchzuführen.

Diese Herausforderungen können dazu führen, dass Unternehmen auf Mitarbeiterbefragungen verzichten. Es liegt meist an der HR-Abteilung, diese Gründe genauer zu erforschen und zu prüfen, ob nicht der eine oder andere aufgehoben werden kann. Dafür muss HR das notwendige Fachwissen über Mitarbeiterbefragungen einbringen können und wissen, wie vorzugehen ist.

Planung und Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung

Möchte man eine Mitarbeiterbefragung durchführen, ist es im ersten Schritt essenziell, sich zu fragen, was die Zielsetzung hinter der Maßnahme ist. Möchten Sie die allgemeine Zufriedenheit messen, spezifische Probleme identifizieren oder die Wirkung vergangener Maßnahmen bewerten? Es kann hilfreich sein, in diesem Zusammenhang mit konkreten KPIs zu arbeiten. Mehr zum Thema KPIs in HR finden Sie in meinem Blogartikel hier.

Sobald man sich über die Zielsetzung im Klaren ist, geht es um die konkrete Methodik. Sie müssen entscheiden, ob die Befragung anonym oder namentlich durchgeführt werden soll. Eine klare Empfehlung ist es, die Befragung anonymisiert durchzuführen, da die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dann tendenziell ehrlichere Antworten geben.

Es kann auch eine relevante Entscheidung sein, ob Sie die Mitarbeiterbefragung zu 100% online durchführen oder ob sie auch in Papierform angeboten werden soll. Dies ist abhängig von Ihrer konkreten Situation und der Organisationsstruktur.

Der Fragebogen sollte klar und verständlich formuliert sein. Er sollte hinsichtlich der Formulierungen auch zu Ihrem Unternehmen passen. Weiters sollten nur diejenigen Dinge abgefragt werden, die auch wirklich relevant sind. Und, Sie sollten sicherstellen, dass die Fragen neutral formuliert sind, um unvoreingenommene Antworten zu erhalten.

Es gibt eine Unmenge an Anbietern auf dem Markt, die bereits fertige Fragebögen und Systeme für Mitarbeiterbefragungen anbieten. Sie müssen entscheiden, ob Sie mit einem solchen professionellen Anbieter zusammenarbeiten möchten oder ob Sie Ihre Umfrage komplett selbst gestalten möchten. Gerade in kleineren Unternehmen kann es oft Sinn machen, die Befragung selbst durchzuführen, um mit der Maßnahme nicht zu viele Kosten zu verursachen. Wichtig ist dann jedoch, dass Sie sich die notwendige Expertise zur Gestaltung des Fragebogens jedenfalls ins Haus holen.

Wenn Sie sich über die Zielsetzung und Durchführungsmodalitäten im Klaren sind, geht es um die Formulierung der Fragen.

Welche Fragen sollte man stellen?

Es gibt eine schier unendliche Zahl an möglichen Fragen für eine Mitarbeiterbefragung. Das Wichtigste bei der Auswahl der Fragen ist immer, dass diese eine Relevanz für Ihre Zielsetzung haben. Basierend auf den Zielen können Sie relevante Themenbereiche identifizieren. Diese können beispielsweise das Arbeitsklima, Kommunikation, Führung, Arbeitsbelastung, Weiterbildungsmöglichkeiten, Arbeitsplatzsicherheit und Work-Life-Balance umfassen.

Auch sollten Sie eine Entscheidung darüber treffen, ob Sie offene oder geschlossene Fragen verwenden möchten. Geschlossene Fragen (mit Skalen zB von 1 bis 5) sind einfacher auszuwerten, während offene Fragen oft tiefere Einblicke ermöglichen. Vielleicht ist in Ihrem Unternehmen auch eine Kombination der Fragenarten eine gute Lösung.

Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht zu viele Fragen stellen. Die Beantwortung einer Mitarbeiterbefragung sollte nicht mehr als 10 Minuten in Anspruch nehmen. Je kürzer die Umfrage, desto eher können Sie mit einer hohen Antwortrate rechnen. Im Allgemeinen kann man bei einer gut gestalteten Mitarbeiterbefragung unter günstigen Bedingungen mit einer Antwortrate von 60-80% rechnen.

Hier ein paar Beispiele für mögliche Fragen in einer Mitarbeiterbefragung:

Arbeitszufriedenheit:

  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer aktuellen Arbeitsstelle? (Skala von 1 – sehr unzufrieden bis 5 – sehr zufrieden)
  • Inwieweit fühlen Sie sich bei Ihrer Arbeit geschätzt? (Skala von 1 – überhaupt nicht geschätzt bis 5 – sehr geschätzt)
  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Arbeitsumfeld? (Skala von 1 – sehr unzufrieden bis 5 – sehr zufrieden)

Führung und Kommunikation:

  • Wie bewerten Sie die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten? (Skala von 1 – sehr schlecht bis 5 – sehr gut)
  • Fühlen Sie sich ausreichend informiert über die Ziele und Strategien des Unternehmens? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – vollständig)
  • Wie gut unterstützt Sie Ihr Vorgesetzter bei Ihrer Arbeit? (Skala von 1 – sehr schlecht bis 5 – sehr gut)

Weiterbildung und Entwicklung:

  • Haben Sie ausreichend Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung? (Skala von 1 – überhaupt nicht ausreichend bis 5 – völlig ausreichend)
  • Wie bewerten Sie die Karriereentwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen? (Skala von 1 – sehr schlecht bis 5 – sehr gut)
  • Werden Ihre Fähigkeiten und Talente im Unternehmen gut genutzt? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – vollständig)

Arbeitsbedingungen:

  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Work-Life-Balance? (Skala von 1 – sehr unzufrieden bis 5 – sehr zufrieden)
  • Wie bewerten Sie die ergonomischen Bedingungen an Ihrem Arbeitsplatz? (Skala von 1 – sehr schlecht bis 5 – sehr gut)
  • Sind Sie mit der Ausstattung und den Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen, zufrieden? (Skala von 1 – sehr unzufrieden bis 5 – sehr zufrieden)

Unternehmenskultur:

  • Fühlen Sie sich als Teil der Unternehmenskultur? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – völlig)
  • Inwieweit stimmen die Werte des Unternehmens mit Ihren persönlichen Werten überein? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – vollständig)
  • Wie gut wird die Zusammenarbeit und das Teamgefühl im Unternehmen gefördert? (Skala von 1 – sehr schlecht bis 5 – sehr gut)

Arbeitsbelastung:

  • Wie bewerten Sie Ihre aktuelle Arbeitsbelastung? (Skala von 1 – sehr niedrig bis 5 – sehr hoch)
  • Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Arbeit gleichmäßig und fair verteilt ist? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – völlig)
  • Können Sie Ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten? (Skala von 1 – überhaupt nicht flexibel bis 5 – völlig flexibel)

Anerkennung und Belohnung:

  • Wie zufrieden sind Sie mit dem Feedback, das Sie für Ihre Arbeit erhalten? (Skala von 1 – sehr unzufrieden bis 5 – sehr zufrieden)
  • Fühlen Sie sich für Ihre Leistungen angemessen belohnt und anerkannt? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – völlig)
  • Wie bewerten Sie das Gehalt und die Zusatzleistungen, die Ihnen geboten werden? (Skala von 1 – sehr schlecht bis 5 – sehr gut)

Innovations- und Verbesserungsvorschläge:

  • Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Ideen und Vorschläge im Unternehmen willkommen sind? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – völlig)
  • Wie oft haben Sie die Möglichkeit, an Innovationsprojekten teilzunehmen? (Skala von 1 – nie bis 5 – sehr oft)
  • Gibt es genug Raum für Kreativität und neue Ansätze in Ihrem Arbeitsbereich? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – völlig)

Sicherheit und Gesundheit:

  • Fühlen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz sicher? (Skala von 1 – überhaupt nicht sicher bis 5 – völlig sicher)
  • Wie zufrieden sind Sie mit den Maßnahmen zur Gesundheitsförderung im Unternehmen? (Skala von 1 – sehr unzufrieden bis 5 – sehr zufrieden)
  • Werden Sicherheitsvorschriften in Ihrem Arbeitsbereich gut kommuniziert und eingehalten? (Skala von 1 – überhaupt nicht bis 5 – völlig)

Bei diesen Fragen handelt es sich nur um Beispiele. Es ist wichtig, dass Sie die Fragestellungen auf Ihr Unternehmen anpassen.

Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Der Durchführung der Mitarbeiterbefragung kommt eine hohe Bedeutung zu. Wird die Durchführung nämlich kommunikativ nicht korrekt begleitet, kann dies negative Auswirkungen auf die Beteiligung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben. Somit ist es wichtig, die Beschäftigten rechtzeitig über die geplante Befragung und deren Ziele zu informieren. Erklären Sie den Nutzen und betonen Sie die Anonymität der Antworten. Kommunizieren Sie transparent und beantworten Sie alle Fragen zur Befragung, um Vertrauen zu schaffen.

Weiters sollte ein angemessener Zeitraum, in dem die Befragung durchgeführt wird, festgelegt werden. Ein Zeitraum von zwei bis vier Wochen ist in der Regel ausreichend, um allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Teilnahme zu ermöglichen. Berücksichtigen Sie hierbei auch Urlaubszeiten, Feiertage etc. und stellen Sie sicher, dass wirklich allen Teammitgliedern die Möglichkeit zur Teilnahme geboten wird.

Zu guter Letzt, stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Zugang zur Befragung haben und bieten Sie bei Bedarf Unterstützung an. Dies könnte technische Hilfe bei einer Online-Befragung oder die Bereitstellung von Papierfragebögen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ohne Zugang zu Computern sein.

Auswertung und Analyse der Ergebnisse

Eine der wichtigsten Phasen beginnt nach der Mitarbeiterbefragung. Sie haben nun alle Antworten gesammelt und bereiten die Daten für die Analyse auf. Das Schlimmste, was Sie an dieser Stelle tun können, ist nichts. Eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, ohne danach die Daten zu analysieren, ist reine Geldverschwendung.

Nutzen Sie für die Auswertung geeignete Software (das kann auch Excel sein), um die Auswertung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Achten Sie dabei besonders darauf, dass die Daten anonymisiert und vertraulich behandelt werden.

Analysieren Sie die Daten systematisch, um Muster und Trends zu erkennen. Identifizieren Sie Bereiche mit hoher Zufriedenheit sowie solche, die Verbesserungspotenzial bieten. Verwenden Sie statistische Methoden, um signifikante Unterschiede und Korrelationen zu identifizieren.

Meist wird die Auswertung und Analyse der Ergebnisse durch die HR-Abteilung durchgeführt. Wenn Sie mit einem externen Anbieter für Mitarbeiterbefragungen zusammenarbeiten, wird dieser Sie dabei unterstützen. Jedenfalls ist es wichtig, dass die Ergebnisse in einem ersten Schritt in einer verständlichen Form der Geschäftsführung und dem Management präsentiert werden. Gemeinsam mit HR können dann Maßnahmen von der Mitarbeiterbefragung abgeleitet werden.

Maßnahmen und Umsetzung

Sobald eine Entscheidung über die Maßnahmen getroffen wurde, ist es essenziell, auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über die Ergebnisse der Befragung zu informieren. Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als nach der Meinung der Mitarbeitenden zu fragen und danach die Ergebnisse unter Verschluss zu halten. Bereiten Sie daher eine konkrete Präsentation für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vor, in der Sie die wichtigsten Ergebnisse präsentieren. Stellen Sie sicher, dass Sie im Zuge dieser Präsentation nicht nur über die Verbesserungspotenziale sprechen, sondern auch die Dinge, die gut laufen, hervorheben. Dies ruft den Teammitgliedern die positiven Aspekte des Unternehmens wieder ins Bewusstsein und kann die Mitarbeiterbindung verstärken.

Wichtig ist es auch, die Mitarbeiter ganz konkret über die Maßnahmen, die getroffen werden, um Verbesserungen herbeizuführen, zu informieren.

Basierend auf den Ergebnissen haben Sie bereits gemeinsam mit HR konkrete Maßnahmen abgeleitet, um die identifizierten Probleme anzugehen und Stärken weiter auszubauen. Erstellen Sie einen detaillierten Aktionsplan mit klaren Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen. Priorisieren Sie die Maßnahmen nach ihrer Dringlichkeit und dem erwarteten Nutzen.

Dann fällt es auch deutlich leichter, ganz transparent über diese Maßnahmen vor den Mitarbeitenden zu sprechen. Durch die Präsentation vor den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen geben Sie auch ein Commitment ab, die Maßnahmen wirklich umzusetzen und nicht im Sande verlaufen zu lassen. Erklären Sie, wie diese Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen beitragen werden. Kommunizieren Sie in weiterer Folge auch regelmäßig über den Fortschritt und die erzielten Erfolge.

Vergessen Sie auch nicht, regelmäßig den Fortschritt der umgesetzten Maßnahmen zu überprüfen und deren Wirkung zu evaluieren. Planen Sie gegebenenfalls Nachjustierungen und führen Sie regelmäßige Folgebefragungen durch, um die langfristige Zufriedenheit sicherzustellen. Dokumentieren Sie den Fortschritt und passen Sie die Maßnahmen an neue Herausforderungen an.

Fazit

Mitarbeiterbefragungen sind ein wertvolles Instrument, um die Zufriedenheit und das Engagement der Belegschaft zu messen und gezielte Verbesserungen zu ermöglichen. Durch eine sorgfältige Planung, transparente Kommunikation und konsequente Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse können Unternehmen eine positive Arbeitsatmosphäre schaffen und ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen langfristig motivieren.

Die Investition in regelmäßige Mitarbeiterbefragungen zahlt sich vielfach aus. Indem Sie die Meinungen und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ernst nehmen, schaffen Sie die Grundlage für eine offene Kommunikation und eine starke Unternehmenskultur. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen nicht nur heute, sondern auch in Zukunft erfolgreich bleibt.

Möchten Sie die Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen steigern? Vereinbaren Sie noch heute hier einen Termin mit mir und lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie ich Sie bei der Steigerung der Mitarbeitermotivation und Bindung an Ihr Unternehmen unterstützen kann.