In einer wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist ein effektives und effizientes HR-Management entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Unternehmen stehen so vor der Herausforderung, die Leistung und Effizienz ihrer HR-Prozesse kontinuierlich zu messen und verbessern. HR-Verantwortlich haben zusätzlich die Herausforderung, dass sie ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg nachweisen und argumentieren müssen. Genau hier kommen die Key Performance Indicators (KPIs) ins Spiel.
HR KPIs sind messbare Kennzahlen, die Ihnen dabei helfen, den Zustand und die Leistung der Personalarbeit zu bewerten. Sie sind wie ein Navigationsinstrument, das Ihr Unternehmen auf seiner Reise zur optimalen Nutzung seines wichtigsten Vermögens – seiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen – führt.
In diesem Blogartikel beleuchte ich den Einsatz von KPIs im HR genauer. Welche KPIs gibt es? Wie berechnet und interpretiert man diese? Und, welche Rolle spielen KPIs in der Unternehmensführung? All diese Fragen werden in diesem Blogartikel beantwortet. Auch auf LinkedIn habe ich bereits über dieses Thema geschrieben. Den Beitrag dazu können Sie hier nachlesen.
Was sind HR KPIs?
Key Performance Indicators (KPIs) sind messbare Kennzahlen, die verwendet werden, um die Leistung und Effizienz von Prozessen, Strategien und Aktivitäten zu bewerten. Sie dienen als objektive Maßstäbe, um den Erfolg oder die Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind, zu quantifizieren.
Zu den gängigen HR KPIs gehören Kennzahlen wie beispielsweise Fluktuationsrate, Zeit bis zur Besetzung einer Stelle, Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit sowie demographische Daten. Durch das Tracking dieser KPIs können HR-Verantwortliche Stärken und Schwächen in ihren Strategien identifizieren, effektive Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenleistung und -engagement einleiten und letztendlich zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
HR KPIs sind also von entscheidender Bedeutung, da sie HR-Verantwortlichen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Personalarbeit strategisch zu lenken.
Arten von HR Kennzahlen
HR KPIs können in verschiedene Kategorien unterteilt werden, je nachdem, auf welche Aspekte der Personalarbeit sie sich beziehen. Hier sind einige der wichtigsten Kategorien von HR KPIs:
Personalplanung und -effizienz
Diese KPIs dienen der Bewertung der Belegschaftsstruktur und der Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes. Zu den Schlüsselindikatoren gehören der Gesamtpersonalbestand, die Vollzeitäquivalente (FTE) und der Umsatz pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin, welche Einblicke in die Personalverteilung und die Beitragseffizienz des Einzelnen zum Unternehmensumsatz liefern.
Rekrutierung und Einstellung
Diese KPIs messen die Effektivität der Rekrutierungsprozesse. Beispiele sind die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle, die Kosten pro Einstellung, die Qualität der Neueinstellungen und die Bewerberquellen.
Bindung und Fluktuation
Diese Kategorie umfasst KPIs, die sich auf das Halten von Beschäftigten und die Minimierung unerwünschter Kündigungen konzentrieren. Dazu gehören Fluktuationsraten, Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit, Engagement-Niveau und Mitarbeiter- und Mitabeiterinnenbindungsraten.
Leistung und Entwicklung
Diese KPIs bewerten, wie gut Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Rollen erfüllen und wie sie sich entwickeln. Beispiele sind Leistungsbewertungen, Fortschritte in der persönlichen Entwicklung, Nachfolgeplanungsrate und die Effektivität von Trainingsprogrammen.
Zufriedenheit und -engagement
KPIs in dieser Kategorie messen, wie zufrieden und engagiert Beschäftigte bei ihrer Arbeit sind. Dazu gehören Umfrageergebnisse zur Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit, Engagement-Scores und Feedback-Raten.
Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden
Diese KPIs konzentrieren sich auf die physische und psychische Gesundheit der Beschäftigten. Beispiele sind Krankenstandstage, Unfallraten am Arbeitsplatz und die Nutzung von Gesundheits- und Wellnessprogrammen.
Diversität und Inklusion
Diese KPIs bewerten die Bemühungen des Unternehmens, eine vielfältige und inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen. Dazu können die Diversität in Führungspositionen, Gleichstellungsmaßnahmen und Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit in Bezug auf Inklusion zählen.
Auswahl der richtigen Kennzahlen
Durch die Verwendung von KPIs aus allen Kategorien können HR-Verantwortliche einen ganzheitlichen Überblick über die Leistungsfähigkeit ihrer Personalstrategien erhalten und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen. Je nach den Zielen und Herausforderungen Ihres Unternehmens können verschiedene HR KPIs von größerer oder geringerer Bedeutung sein. Zur Auswahl der relevanten KPIs können folgende Leitfragen hilfreich sein:
- Welches Ziel wollen wir erreichen?
- Warum ist dieses Ziel wichtig für uns?
- Wie können wir unseren Fortschritt messen?
- Welche Maßnahmen können wir ergreifen, um dieses Ziel zu erreichen?
- Wie erkennen wir, dass wir unser Ziel erreicht haben?
- Welche KPIs können uns dabei unterstützen?
Hat man diese Fragen beantwortet und die relevanten Kennzahlen identifiziert, geht es um die korrekte Berechnung der KPIs.
Die Berechnung von HR KPIs
Die Berechnung von HR KPIs erfordert eine genaue Methodik, um zuverlässige und aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Je nach Art des KPIs gibt es unterschiedliche Berechnungsmethoden. Hier sind einige gängige HR KPIs und wie sie berechnet werden:
Interpretation von HR KPIs
HR-Kennzahlen sollten immer in einem mittel- bis langfristigen Kontext betrachtet werden, um Veränderungen über einen längeren Zeitraum zu erkennen. Ein einzelner Datenpunkt kann irreführend sein, während Trends im Zeitverlauf auf wichtige Entwicklungen hinweisen können.
Der Vergleich der eigenen Kennzahlen mit Branchenstandards kann Aufschluss darüber geben, wie gut das Unternehmen im Vergleich zur Konkurrenz abschneidet. Jedoch ist ein Benchmark auch nicht der heilige Gral – nicht jede Kennzahl bei der Konkurrenz hat die selbe Bedeutung im eigenen Unternehmen.
Bei der Interpretation von Kennzahlen ist es jedenfalls wichtig, nach den Ursachen für bestimmte Trends zu suchen. Warum ist die Fluktuation gestiegen? Warum sind die Überstunden so hoch? Die Identifizierung von Ursachen ist entscheidend für die Ableitung geeigneter Maßnahmen. Weiters sollten KPIs nie isoliert betrachtet werden. Es ist wichtig, Zusammenhänge zwischen verschiedenen Kennzahlen zu erkennen. Beispielsweise kann eine hohe Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit mit einer niedrigen Fluktuation verbunden sein.
Bei der Interpretation von HR KPIs ist es auch wichtig, externe Einflussfaktoren wie die Unternehmensgröße, Branchenspezifika, Unternehmenskultur und gesamtwirtschaftliche Lage zu berücksichtigen. Diese Faktoren können einen maßgeblichen Einfluss auf die errechneten Kennzahlen haben und sind daher bei der Interpretation zu berücksichtigen.
Wie kann man nun einzelne Kennzahlen interpretieren?
In der nachfolgenden Tabelle finden Sie ein paar Interpretationsbeispiele für HR KPIs:
| Fluktuation | Eine hohe Fluktuation kann auf Probleme in der Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenbindung hinweisen. Es kann notwendig sein, Gründe für das Ausscheiden von Beschäftigten genauer zu analysieren und Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um die Fluktuation zu reduzieren. Eine hohe Fluktuation kann beispielsweise mit einer geringen Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit und auch einer erhöhten Krankenstandsquote zusammenhängen. |
| Überstunden | Ein hohe Durchschnitt an Überstunden pro Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin kann auf Arbeitsbelastung und Burnout hinweisen. Dies könnte bedeuten, dass die Ressourcen unzureichend verteilt sind und es notwendig ist, die Arbeitslast besser zu planen oder zusätzliches Personal einzustellen. Auch hier lohnt es sich, diese Kennzahl mit der Krankenstandsquote gemeinsam zu betrachten. Führt die Überlastung der Beschäftigten eventuell zu mehr krankheitsbedingten Ausfällen und in weiterer Folge zu noch mehr Überstunden? |
| Urlaub | Eine niedrige Nutzung von Urlaubstagen kann auf geringe Erholung hinweisen. Möglicherweise geht dies mit einem geringen Engagement oder verringerter Leistung der Beschäftigten einher. Hier lohnt es sich zusätzlich einen Blick auf die durchschnittlich geleisteten Überstunden zu werfen. Findet man eine niedrige Nutzung der Urlaubstagen und eine hohe Anzahl an Überstunden vor, sollte man Gegenmaßnahmen einleiten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausreichend Gelegenheit zur Erholung haben, um leistungsfähig zu bleiben. |
| Time to hire | Eine kurze Time to hire kann darauf hindeuten, dass das Unternehmen in der Lage ist, schnell qualifizierte Talente zu finden und einzustellen. Man kann daraus möglicherweise schließen, dass im Employer Branding die richtige Zielgruppe erreicht wird und der Recruitingprozess effizient gestaltet ist. |
| Umsatz | Ein hoher Umsatz pro Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin kann auf eine effiziente Nutzung der Ressourcen hinweisen. Daraus kann man auch schließen, wie viel Einfluss jeder und jede einzelne Beschäftigte auf den Unternehmenserfolg hat. Verändert sich diese Zahl ohne Neueinstellungen nach oben, kann man beispielsweise Effekte von Weiterbildungen erkennen. So macht es möglicherweise Sinn, diese Kennzahl gemeinsam mit der Weiterbildungsquote zu betrachten. |
Die Interpretation von HR-Kennzahlen erfordert immer eine Kontextualisierung. Es ist wichtig, die Kennzahlen in Zusammenhang mit den Unternehmenszielen und den branchenspezifischen Besonderheiten zu betrachten.
Fazit
HR-Kennzahlen spielen eine entscheidende Rolle in der Unternehmensführung, da sie wertvolle Einblicke liefern und die Grundlage für strategische Entscheidungen bilden. Sie ermöglichen es HR-Verantwortlichen und Führungskräften, die Leistung und Effizienz des Personalwesens objektiv zu bewerten und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Die richtigen HR KPIs helfen dabei, die Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit zu steigern, die Fluktuation zu reduzieren, die Einstellungsprozesse zu optimieren und letztendlich die Rentabilität des Unternehmens zu erhöhen.
Diese Kennzahlen bieten eine klare Sicht auf die Gesundheit und Leistungsfähigkeit des Personals und ermöglichen es, frühzeitig auf Problemstellungen zu reagieren. Sie helfen bei der Identifizierung von Trends und Muster, die auf Verbesserungspotenzial hinweisen. Darüber hinaus unterstützen HR KPIs die Ausrichtung der Personalstrategie auf die Unternehmensziele, indem sie sicherstellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden.
In einer Zeit, in der der Wettbewerb um Talente und die Notwendigkeit einer agilen Personalstrategie immer wichtiger werden, sind HR-KPIs unverzichtbar. Sie bieten die Möglichkeit, das Personalmanagement datengestützt und zielgerichtet zu gestalten, was letztendlich zu nachhaltigem Unternehmenserfolg führen kann.
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