Viele Unternehmen legen ihren Fokus gerne auf das Onboarding von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Sie investieren Zeit und Ressourcen, um sicherzustellen, dass neue Kollegen und Kolleginnen sich erfolgreich in das Team integrieren und sich schnell in ihrer Rolle zurechtfinden. Doch ein mindestens ebenso wichtiger Prozess ist das Offboarding von Beschäftigten.

In diesem Blogbeitrag werden wir uns genauer mit dem Offboarding-Prozess befassen, warum er von großer Bedeutung ist und wie Unternehmen sicherstellen können, dass er reibungslos verläuft.

Was ist Offboarding?

Bevor wir uns in die Tiefe begeben, schauen wir uns zunächst an, was Offboarding eigentlich bedeutet. Das Offboarding ist der Prozess, bei dem ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt, sei es aufgrund eines Jobwechsels, einer Pensionierung oder aus anderen Gründen. Es umfasst alle Aktivitäten und Maßnahmen, die einen geordneten und respektvollen Austritt des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin sicherstellen sollen.

Warum ist Offboarding wichtig?

  • Image: Wenn ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin das Unternehmen frustriert oder unzufrieden verlässt, kann dies das Image des Unternehmens schädigen. Auf der anderen Seite können ehemalige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Markenbotschafter fungieren, wenn sie positiv über das Unternehmen sprechen.
  • Recruiting und Employer Branding: Auch haben ehemalige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Einfluss auf das Recruiting und Employer Branding. Sprechen sie in ihrem Umfeld positiv vom Unternehmen, können sich so wertvolle Kontakte zu potenziellen Bewerbern und Bewerberinnen ergeben. Auch werden Bewertungsplattformen wie beispielsweise Kununu und Glassdoor von Bewerbern und Bewerberinnen oft genutzt. Dort können sie mehr über ein Unternehmen erfahren. Machen ehemalige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihrer Wut über ein misslungenes Offboarding auf solchen Plattformen Luft, kann dies jemanden von der Bewerbung abschrecken.
  • Mitarbeiterbindung: Ein respektvoller und gut organisierter Austrittsprozess kann dazu beitragen, die Bindung der verbleibenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an das Unternehmen aufrechtzuerhalten und sogar zu stärken. Wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sehen, dass ihre Kollegen und Kolleginnen mit Würde und Respekt behandelt werden, steigert das ihr Vertrauen in ihren Arbeitgeber.
  • Rückkehrer: Verlässt ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin ein Unternehmen, hat das nicht immer schwerwiegende Gründe. Manchmal suchen sie einfach nach etwas Neuem. Mit einem gelungenen Offboarding kann man es schaffen, den Kontakt zu diesen ehemaligen Kollegen und Kolleginnen zu halten. So ergibt sich möglicherweise auch die Option, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder ins Unternehmen zurückkehren. Dann mit neuen Erfahrungen, mehr Wissen und einer höheren Wertschätzung für die Unternehmenskultur.
  • Wissenstransfer: Während ihrer Zeit im Unternehmen haben Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oft wertvolles Wissen und Erfahrung gesammelt. Diese können für das Unternehmen von großem Nutzen sein. Ein strukturiertes Offboarding ermöglicht es dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin, sein bzw. ihr Wissen an andere weiterzugeben. Vor allem, wenn eine Übergabe direkt an den Nachfolger oder die Nachfolgerin erfolgt ist ein geordneter Übergabeprozess von großem Vorteil. So kann die neue Person sich schneller in ihrer Rolle einfinden.
  • Rechtssicherheit: Es gibt auch rechtliche Aspekte des Offboardings, die Sie berücksichtigen müssen. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, insbesondere in Bezug auf Kündigungen, ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Was sollte im Rahmen des Offboardings berücksichtigt werden?

Ein strukturierter Offboarding-Prozess sollte sorgfältig geplant und umgesetzt werden. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie – unabhängig vom Austrittsgrund – berücksichtigen sollten:

  • Klare Kommunikation: Beginnen Sie den Offboarding-Prozess mit einer klaren Kommunikation. In einem ersten Schritt sollten die ausscheidenden Person, die Führungskraft und die HR-Abteilung involviert sein. Informieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin über den Ablauf und geben Sie ihm bzw. ihr die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Der Prozess sollte jedenfalls gemeinsam gestaltet werden. Bitten Sie die ausscheidende Person hier auch um ihren Input für einen guten Austritt.
  • Wissenstransfer: Bitten Sie die ausscheidenden Person, ihr Wissen und ihre Erfahrung mit Kollegen und Kolleginnen zu teilen. Dies kann in Form von Schulungen, Dokumentationen oder persönlichen Gesprächen geschehen. Unterstützen Sie den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin bei der Planung der Übergabe, sodass die Person sich damit nicht alleine gelassen fühlt. Eine Übergabe aller Tasks kann sehr umfangreich sein. Durch eine gute Begleitung können Sie sicherstellen, dass nichts vergessen wird.
  • Beendigungsvereinbarung: In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Beendigungsvereinbarung abzuschließen. Eine solche Vereinbarung legt die Bedingungen des Ausscheidens des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin fest. Dies ist besonders wichtig, wenn es rechtliche oder vertrauliche Angelegenheiten gibt, die zu berücksichtigen sind. Außerdem schafft eine Beendigungsvereinbarung Klarheit und Transparenz für beide Seiten, da hier viele Fakten zum Austritt des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin nochmals schriftlich festgehalten werden können.
  • Feedback einholen: Bitten Sie den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin um Feedback zum Unternehmen und zur Arbeitsumgebung. Dies kann wertvolle Einblicke liefern und zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen. Es kann sogar Sinn machen, ein eigenes Exit-Interview mit der Führungskraft und ein eigenes mit der HR-Abteilung durchzuführen. Manche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fühlen sich nicht wohl dabei, das Unternehmen direkt zu kritisieren. Werden verschiedene Kanäle und Personen zum Feedbackgeben zur Verfügung gestellt, ist es wahrscheinlicher, dass man ehrliches Feedback erhält.
  • Abschiedsveranstaltung: Eine Abschiedsveranstaltung kann eine nette Geste sein, um sich bei einem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin für seinen bzw. ihren Beitrag zum Unternehmen zu bedanken. Stimmen Sie auch dies mit dem ausscheidenden Mitarbeiter bzw. der ausscheidenden Mitarbeiterin ab. Damit gewährleisten Sie, dass die Person sich so von ihren Kollegen und Kolleginnen verabschieden kann, wie sie das möchte.
  • Rückgabe von Unternehmenseigentum: Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin alle Unternehmensressourcen, wie Laptop, Telefon, Schlüssel und Dokumente, zurückgibt. Dies sollte in einem strukturierten Prozess erledigt werden. Nehmen Sie dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin diese Ressourcen nicht frühzeitig ab, sondern organisieren Sie, dass die ausscheidende Person bis zum Austritt arbeitsfähig bleibt.
  • Zugriff auf Daten und Systeme: Regeln Sie den Zugriff des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin auf Unternehmensdaten und -systeme. Stellen Sie sicher, dass nach dem letzten Arbeitstag alle Zugriffsrechte widerrufen werden, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
  • Administrative Aufgaben: Stellen Sie sicher, dass alle administrativen Aufgaben, wie die Abmeldung und die Auszahlung des letzten Gehalts, ordnungsgemäß erledigt werden.
  • Follow-up: Selbst nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin ist es wichtig, den Kontakt zu halten. Ein Follow-up nach einigen Monaten zeigt, dass das Unternehmen auch nach dem Austritt am Wohlergehen von ehemaligen Beschäftigten interessiert ist. Und man weiß ja nie, vielleicht kehrt ein ehemaliger Mitarbeiter bzw. eine ehemalige Mitarbeiterin auch einmal wieder ins Unternehmen zurück.

Und, das aller wichtigste zum Schluss: Führen Sie alle Schritte im Offboarding mit Wertschätzung und Respekt gegenüber der ausscheidenden Person aus. Denn, selbst der effizienteste Prozess wird nicht erfolgreich sein, wenn er nicht von diesen grundlegenden menschlichen Werten getragen wird.

Fazit

Das Offboarding von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist ein entscheidender Prozess, der oft unterschätzt wird. Ein gut geplantes und durchgeführtes Offboarding kann dazu beitragen, das Image des Unternehmens zu schützen, wertvolles Wissen zu bewahren und die Bindung der verbleibenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu stärken. Es ist wichtig, diesen Prozess sorgfältig zu planen und sicherzustellen, dass er reibungslos abläuft. Unternehmen sollten das Offboarding genauso ernst nehmen wie das Onboarding und sicherstellen, dass sie die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch beim Abschied respektieren.

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