Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind das Herzstück eines jeden Unternehmens, und eine professionelle HR-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung und dem Erfolg von Organisationen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die vielfältigen strategischen und operativen Aufgaben einer gut strukturierten HR-Abteilung reichen von der Gewinnung und Entwicklung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bis hin zum Konfliktmanagement und der Förderung einer positiven Unternehmenskultur. Eine HR-Abteilung kann damit auch einen bedeutenden Beitrag zum Unternehmenswachstum leisten.

In diesem Blogbeitrag möchte ich die unverzichtbare Bedeutung einer professionellen HR-Abteilung für KMU beleuchten und erläutern, wie sie das Unternehmen in vielfacher Hinsicht unterstützen kann.

Was unterscheidet die HR-Abteilung in einem KMU von der in einem großen Unternehmen?

Die HR-Abteilung in einem KMU kann durchaus andere Aufgaben und Herausforderungen haben als die HR-Abteilung in einem großen Unternehmen. Dies liegt hauptsächlich an den Unterschieden in der Unternehmensgröße, der Organisationsstruktur und den Ressourcen. Einige spezifische Aspekte, die die HR-Abteilung in einem KMU von der in einem großen Unternehmen unterscheiden können sind:

  1. Breiteres Aufgabenspektrum: In einem KMU sind die HR-Teams oft kleiner und haben weniger spezialisierte Ressourcen. Dies bedeutet, dass HR-Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in KMU häufig ein breiteres Aufgabenspektrum haben und verschiedene Funktionen übernehmen müssen.
  2. Engere Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: In KMU gibt es oft eine engere Zusammenarbeit zwischen der HR-Abteilung und der Geschäftsführung. Da KMU in der Regel flachere Hierarchien haben, ist die HR-Abteilung oft besser in strategische Geschäftsentscheidungen eingebunden und kann als wichtige Beraterin und Sparringpartnerin für das Management dienen.
  3. Relevanz von externen Netzwerken: Oft besteht die HR-Abteilung in KMU aus nur einer einzigen Person. Dies bedeutet, dass es intern viel weniger Möglichkeiten zum Austausch zu fachlichen Themen gibt. Netzwerken wird damit für HR-Professionals in KMU zu einer essenziellen Ressource.
  4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: KMU müssen oft schneller auf Veränderungen reagieren und sich an neue Marktbedingungen anpassen. Die HR-Abteilung spielt dabei eine wichtige Rolle, indem sie flexible Personalstrategien entwickelt, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
  5. Budgetbeschränkungen: KMU haben in der Regel begrenztere Budgets als große Unternehmen. Dies kann dazu führen, dass die HR-Abteilung in KMU kreativ sein muss, um effiziente Lösungen zu finden, die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erfüllen und die Unternehmensziele zu erreichen.
  6. Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenbindung: In KMU ist die Bindung der Beschäftigten an das Unternehmen oft besonders wichtig, da der Verlust eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin stärkere Auswirkungen auf das Unternehmen haben kann. Die HR-Abteilung in einem KMU muss daher Maßnahmen entwickeln, um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen langfristig zu binden und zu motivieren.
  7. Vielseitiges Arbeitsumfeld: In einem KMU können die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Regel eine vielseitigere Rolle einnehmen, da sie in verschiedenen Bereichen mitwirken. Dies erfordert von der HR-Abteilung, geeignete Entwicklungsmöglichkeiten für Beschäftigte zu schaffen und ihre Talente zu fördern.

Trotz dieser Unterschiede haben HR-Abteilungen sowohl in KMU als auch in großen Unternehmen das gemeinsame Ziel, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu unterstützen, das Unternehmen erfolgreich zu machen und eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen. Die spezifischen Aufgaben und Strategien können jedoch je nach Unternehmensgröße variieren.

Was kann eine HR-Abteilung in einem KMU leisten?

Viele KMU haben noch keine HR-Abteilung implementiert und arbeiten verstärkt mit externen Partnern und Partnerinnen für die Abwicklung der Personalagenden zusammen. Dies kann langfristig entscheidende Nachteile für das Unternehmen bringen, da externe Partner und Partnerinnen meist nicht so flexibel und mit einem Fokus auf die Unternehmenskultur und Werte agieren können. HR-Abteilungen in KMU können Großes leisten und einen maßgeblichen Beitrag zum Geschäftserfolg erbringen. Die nachstehende Liste soll beispielhaft zeigen, welche verschiedenen Rollen die HR-Abteilung innerhalb eines KMU übernehmen kann. Abhängig vom Unternehmen kann der Beitrag der HR-Abteilung natürlich variieren.

  1. Sparringpartner für die Geschäftsführung: Vor allem in KMU kann eine professionelle HR-Abteilung als wertvolle Sparringpartnerin für die Geschäftsführung fungieren. Indem sie tiefgreifendes Verständnis für die Unternehmensziele entwickelt und die Bedürfnisse des Managements genau kennt, kann die HR-Abteilung maßgeschneiderte HR-Strategien entwickeln, die direkt auf die Geschäftsstrategie einzahlen. Als enge Partnerin der Geschäftsführung kann die HR-Abteilung wertvolle Einblicke und Analysen liefern, um Entscheidungsprozesse zu unterstützen. Ob es um die gezielte Identifikation von Schlüsselkompetenzen für zukünftiges Wachstum, die Optimierung von Arbeitsprozessen oder die Bewältigung von Herausforderungen in der Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenentwicklung geht, eine gut strukturierte HR-Abteilung kann durch ihre Expertise und ihre datenbasierten Erkenntnisse den unternehmerischen Erfolg nachhaltig beeinflussen. 
  2. Professionelle Verwaltung und Einhaltung rechtlicher Bestimmungen: Eine HR-Abteilung hilft bei der professionellen Verwaltung der Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnendaten, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und anderen administrativen Aufgaben. Zusätzlich trägt sich dazu bei, dass das Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben einhält. Eine effiziente und rechtskonforme Personalverwaltung ist in Unternehmen jeder Größe essenziell, um das Vertrauen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu stärken und das Unternehmen vor kostspieligen Rechtsstreitigkeiten zu schützen. 
  3. Rekrutierung und Mitarbeiterauswahl: Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kann eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe sein, die Expertise erfordert, um die richtigen Personen zu identifizieren und einzustellen. Eine schlechte Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenauswahl kann sich langfristig negativ auf die Produktivität, die Moral und das Arbeitsklima auswirken. Mit einer professionellen HR-Abteilung können KMU diese Risiken minimieren und langfristig qualifizierte Talente für sich gewinnen.
  4. Personalentwicklung und Motivation: Die kontinuierliche Entwicklung und Motivation der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind entscheidend, um ihre Leistungsfähigkeit zu steigern und ihr Engagement für das Unternehmen aufrechtzuerhalten. Eine gut etablierte HR-Abteilung kann verschiedene Programme und Schulungen entwickeln, um die Weiterentwicklung der Beschäftigten zu unterstützen. Eine individuelle Personalentwicklung und der Fokus auf die Motivation der Beschäftigten ist vor allem in kleinen Unternehmen mit Blick auf die Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenbindung sinnvoll.
  5. Konfliktmanagement und Mediation: In jedem Unternehmen – unabhängig von der Unternehmensgröße – können Konflikte auftreten. Eine HR-Abteilung, die über professionelle Kenntnisse im Konfliktmanagement verfügt, kann dazu beitragen, solche Situationen zu entschärfen und nachhaltige Lösungen zu finden. Die HR-Abteilung kann als neutrale Vermittlerin auftreten, um zwischen den beteiligten Parteien zu vermitteln und Kommunikationswege zu öffnen.
  6. Verbesserung der Arbeitsbedingungen und Mitarbeiterzufriedenheit: Eine professionelle HR-Abteilung kann auch die Arbeitsbedingungen und das Arbeitsumfeld in einem Unternehmen verbessern. Die Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit spielt eine wichtige Rolle für die Bindung der Beschäftigten an das Unternehmen und die Reduzierung von Fluktuation. Wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich geschätzt und fair behandelt fühlen, sind sie eher geneigt, dem Unternehmen langfristig treu zu bleiben. Die HR-Abteilung kann Anreizsysteme, Belohnungen und Anerkennungsprogramme entwickeln, um die Motivation zu steigern und ein positives Arbeitsklima zu fördern.
  7. Fokus auf Unternehmenskultur und Werte: Eine professionelle HR-Abteilung kann eine wesentliche Rolle bei der Gestaltung der Unternehmenskultur und der Förderung der Unternehmenswerte spielen. Sie kann dazu beitragen, dass die Unternehmenswerte in der gesamten Organisation gelebt und in den Arbeitsalltag integriert werden. Eine starke Unternehmenskultur, die auf gemeinsamen Werten basiert, fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, steigert die Identifikation mit dem Unternehmen und trägt zur Motivation bei – sowohl bei großen als auch kleineren Unternehmen.
  8. Krisenmanagement und Notfallplanung: In Zeiten von Krisen oder unvorhergesehenen Ereignissen kann die HR-Abteilung eine entscheidende Rolle beim Krisenmanagement und bei der Notfallplanung spielen. Sie kann Richtlinien und Verfahren entwickeln, um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Krisensituationen zu unterstützen, sei es bei Naturkatastrophen, wirtschaftlichen Herausforderungen oder anderen Notfällen. Eine gut vorbereitete HR-Abteilung kann dazu beitragen, dass das Unternehmen in schwierigen Zeiten stabil bleibt und die Beschäftigten bestmöglich unterstützt werden.

Wie groß muss die HR-Abteilung in einem KMU sein?

Eine HR-Abteilung muss nicht immer aus einer großen Anzahl von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bestehen. Bei kleinen Unternehmen mit nur wenigen Beschäftigten kann es durchaus sinnvoll sein, beispielsweise eine einzelne Person mit der HR-Verantwortung zu betrauen. Diese Person kann sich darauf konzentrieren, die wichtigsten HR-Aufgaben zu erledigen und maßgeschneiderte Lösungen für das Unternehmen zu entwickeln.

Ein HR-Manager bzw. eine HR-Managerin in einem kleinen Unternehmen kann sich auf die strategischen HR-Aufgaben konzentrieren, wie beispielsweise die Personalplanung, die Entwicklung von Personalentwicklungsmaßnahmen, die Rekrutierung und Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenbindung sowie die Entwicklung von Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen. Die Implementierung von HR-Technologien kann dabei helfen, die Effizienz und Effektivität der HR-Abteilung zu steigern und den Arbeitsaufwand zu reduzieren.

Eine Einzelperson mit HR-Verantwortung in einem KMU kann auch als Vermittler bzw. Vermittlerin bei Konflikten auftreten und dazu beitragen, eine positive Unternehmenskultur zu fördern. Die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung ermöglicht es dem HR-Manager bzw. der HR-Managerin, die Bedürfnisse des Unternehmens besser zu verstehen und Strategien zu entwickeln, die auf die spezifischen Ziele und Herausforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind.

Die Größe der HR-Abteilung ist weniger wichtig als ihre Fähigkeit, den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden und einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Eine gut gestaltete HR-Abteilung, unabhängig von ihrer Größe, kann dazu beitragen, dass ein KMU seine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen effizient verwaltet, deren Leistung steigert und langfristige Wettbewerbsvorteile erzielt.

Wie kann ein KMU eine HR-Abteilung implementieren?

Eine professionelle HR-Abteilung ist unabhängig von der Unternehmensgröße ein entscheidender Erfolgsfaktor für den langfristigen Geschäftserfolg. Sie unterstützt dabei, qualifizierte Talente zu gewinnen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu entwickeln und zu motivieren, Konflikte zu lösen und rechtliche Bestimmungen einzuhalten. Um von den dargelegten Informationen zu profitieren und eine HR-Abteilung in Ihrem Unternehmen zu implementieren, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

  1. Bedarfsanalyse durchführen und die strategischen Ziele des Unternehmens identifizieren.
  2. Qualifizierte HR-Fachkräfte einstellen oder einen HR-Manager bzw. eine HR-Managerin ernennen, der bzw. die die HR-Verantwortung übernimmt.
  3. Eine klare HR-Strategie definieren, die auf die Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
  4. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der HR-Abteilung definieren.
  5. Richtlinien und standardisierte Verfahren für die wichtigen Kernprozesse entwickeln.
  6. Geeignete HR-Software und Technologien einführen, um die HR-Prozesse zu optimieren.
  7. Die HR-Abteilung eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten lassen, um strategische Entscheidungen zu unterstützen.
  8. Eine offene Kommunikationskultur und Feedback-Mechanismen etablieren.
  9. Die HR-Abteilung kontinuierlich evaluieren und an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Wenn Sie noch nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen eine HR-Abteilung benötigt oder wie Sie diese implementieren sollen, könnte ein HR Interim Management Einsatz eine sinnvolle Option sein. Durch die Beauftragung eines HR Interim Managers oder einer HR Interim Managerin erhalten Sie eine erfahrene Fachkraft, die die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen gründlich analysiert. Der HR Interim Manager bzw. die HR Interim Managerin kann einschätzen, welche HR-Ressourcen und -Prozesse benötigt werden, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Basierend auf dieser Evaluation kann der Interim Manager bzw. die Interim Managerin Ihnen bei der Umsetzung einer maßgeschneiderten HR-Strategie und der Schaffung einer professionellen HR-Abteilung behilflich sein. Darüber hinaus unterstützt ein HR Interim Manager bzw. eine HR Interim Managerin Sie unter anderem bei der Rekrutierung und Auswahl geeigneter HR-Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, der Definition einer klaren HR-Strategie sowie der Implementierung von HR-Technologien. Der Interim Manager bzw. die Interim Managerin fungiert als temporärer HR-Experte bzw. temporäre HR-Expertin und kann Ihr Unternehmen in dieser Übergangsphase gezielt stärken.

Eine gut ausgestaltete HR-Abteilung schafft nicht nur ein motiviertes und produktives Arbeitsumfeld, sondern unterstützt auch die Wachstumsziele und den Erfolg des gesamten Unternehmens. 

Fazit

Eine professionelle HR-Abteilung ist sowohl für größere Unternehmen als auch für KMU unerlässlich, um eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Eine gut strukturierte HR-Abteilung kann dazu beitragen, qualifizierte Talente einzustellen, die Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenentwicklung zu fördern, Konflikte zu lösen, rechtliche Risiken zu minimieren und die Zufriedenheit der Beschäftigten zu steigern. Selbst in sehr kleinen Unternehmen kann eine einzige Person mit der HR-Verantwortung diese Aufgaben erfolgreich bewältigen und einen positiven Beitrag zur Unternehmensentwicklung leisten. Daher ist es ratsam, in den Aufbau einer professionellen HR-Abteilung zu investieren, um das volle Potenzial Ihres Unternehmens zu entfalten und langfristigen Erfolg zu sichern.

Auch Linh Grete hat dieses Thema kürzlich in einem ihrer LinkedIn-Beiträge aufgegriffen und aus ihrem Alltag als People & Culture Lead bei Zapliance berichtet. An diesem Beispiel sieht man, wie in der Praxis auch kleine Unternehmen in ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen investieren und eine strategische HR-Abteilung implementieren können. Hier finden Sie den Beitrag auf LinkedIn.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen eine HR-Abteilung benötigt oder wie Sie diese implementieren sollen, könnte ein HR Interim Management Einsatz eine sinnvolle Option für Sie sein. Vereinbaren Sie gerne hier einen Termin mit mir und wir besprechen gemeinsam, wie ich Sie beim Aufbau Ihrer HR-Abteilung unterstützen kann.