Das Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist ein kritischer Prozess für Unternehmen jeder Größe. Ein reibungsloser Einstieg trägt maßgeblich dazu bei, dass sich neue Talente geschätzt und willkommen fühlen. Dies wiederum steigert nicht nur ihre Produktivität, sondern auch ihre langfristige Bindung an das Unternehmen. Leider kann ein misslungenes Onboarding genau das Gegenteil bewirken und hochqualifizierte Fachkräfte rasch in die Flucht schlagen.
In diesem Blog-Beitrag möchte ich eine persönliche Erfahrung aus meinem privaten Umfeld nutzen, um bedeutende Aspekte des Onboardings für Sie zu veranschaulichen. Mithilfe einer realen Geschichte möchte ich Ihnen aufzeigen, wie vermeintlich unscheinbare Details im Onboarding-Prozess von großer Bedeutung sein können.
Die Geschichte von Anna: Einblicke in ein mangelhaftes Onboarding
Lassen Sie uns gemeinsam in die Geschichte von Anna eintauchen. Anna, eine hochqualifizierte Expertin auf ihrem Gebiet, suchte nach neuen Herausforderungen, da sie bei ihrem aktuellen Arbeitgeber nicht mehr zufrieden war. Nach einem effizienten Bewerbungsprozess erhielt sie schnell ein Angebot von einem neuen Unternehmen. Soweit so gut.
Der erste Eindruck zählt
Der effiziente Bewerbungsprozess beeindruckte Anna. In einem vielversprechenden Telefonat wurde ihr der Job zugesagt, und kurz darauf erhielt sie ihren Arbeitsvertrag. Jedoch enthielt der Vertrag einige Unstimmigkeiten im Vergleich zu den besprochenen Konditionen. Unter anderem waren die Probezeit und Kündigungsfrist deutlich länger als besprochen, die flexiblen Arbeitszeiten wurden im Vertrag als fixe Arbeitszeiten festgelegt und die zugesagte Home Office Möglichkeit war nicht enthalten.
Hier zeigt sich der erste Fehler des Unternehmens: Ein klarer und transparenter Arbeitsvertrag schafft Vertrauen und zeigt Wertschätzung gegenüber einem neuen Mitarbeiter bzw. einer neuen Mitarbeiterin. Der Arbeitsvertrag bildet das Fundament der Arbeitsbeziehung und sollte daher beide Seiten gerecht behandeln. Die Konditionen sollten bereits im Bewerbungsprozess offen und transparent kommuniziert werden.
Anna meldete sich umgehend beim Unternehmen und bat um Korrektur des Vertrags. Die Zusage einer Vertragskorrektur wurde Anna für ihren ersten Arbeitstag gemacht. Danach hörte sie bis zu ihrem Arbeitsbeginn drei Wochen später nichts mehr von ihrem neuen Arbeitgeber.
Ein weniger herzliches Willkommen
Am ersten Arbeitstag traf Anna auf einen verstaubten Schreibtisch mit defektem Stuhl. Der erste Eindruck war enttäuschend und ließ Anna Zweifel an der Vorbereitung des Unternehmens auf ihren Start bekommen. Ein sauberer, einladender Arbeitsplatz signalisiert Wertschätzung und trägt zur positiven Eingliederung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei.
Die versprochene Einführung am ersten Tag fiel flach, da der zuständige Kollege spontan für zwei Wochen auf Urlaub war. Anna wurde von der Assistentin der Geschäftsführung empfangen, zu ihrem Arbeitsplatz begleitet und dort sich selbst überlassen. Anna fühlte sich isoliert, da niemand aktiv auf sie zukam, um sie willkommen zu heißen oder einzuschulen.
An dieser Stelle wird klar, wie wichtig die Planung einer strukturierten Einarbeitung ist, um neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf ihre Aufgaben vorzubereiten und ihnen die nötige Unterstützung zu bieten. Ein Einarbeitungsplan mit klaren Zielen vermittelt nicht nur das Gefühl, willkommen zu sein, sondern hilft auch bei der Strukturierung der ersten Tage. Auch die soziale Integration und Teamarbeit sind entscheidend für ein positives Arbeitsumfeld. Gemeinsame Aktivitäten fördern die Zusammenarbeit und helfen neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sich schneller zurechtzufinden.
Alleine gelassen an ihrem verschmutzen Schreibtisch fand Anna den vermeintlich korrigierten Arbeitsvertrag vor. Nach einer kurzen Durchsicht stellte sie jedoch rasch fest, dass die besprochenen Punkte nicht korrigiert worden waren und ihr einfach der gleiche Vertrag nochmals vorgelegt worden war.
Der Versuch, den Tag zu retten
Anna fühlte sich nun nicht nur allein gelassen sondern auch nicht ernst genommen. Trotzdem wollte sie noch nicht aufgeben. Sie informierte die Assistentin der Geschäftsführung, die bisher ihr einziger Kontakt an ihrem ersten Arbeitstag im Unternehmen war, über den fehlerhaften Vertrag. Diese sicherte ihr zu, das Thema mit der Geschäftsführung zu besprechen und ihr innerhalb kurzer Zeit eine Rückmeldung dazu zu geben. Danach versuchte Anna vergeblich sich mit den ihr zur Verfügung gestellten Zugangsdaten im Computer einzuloggen und sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Erst nach über einer Stunde erhielt sie Unterstützung von der IT-Abteilung und hatte so zumindest Zugriff auf die Unterlagen des Unternehmens. Während sie sich durch das Intranet klickte und Informationen sammelte, merkte sie, wie einige Kollegen und Kolleginnen sich zum Mittagessen aufmachten. Sie fragte eine Gruppe an Personen, die an ihr vorbeischlenderte, wo man in der Umgebung etwas zu essen bekommen könnte. Die Antwort fiel knapp mit einem Verweis auf den nahegelegenen Supermarkt aus. Anna aß an ihrem ersten Arbeitstag also alleine auf ihrem Arbeitsplatz zu Mittag.
Nachmittags nahm Anna nochmals mit der IT-Abteilung Kontakt auf, um Zugriff auf die notwendigen Systeme zu erhalten. Nachdem dies gemeistert war, versuchte sie sich selbst einen Überblick über die offenen Projekte zu verschaffen. Nochmals fragte sie bei der Assistentin der Geschäftsführung hinsichtlich der Vertragskorrektur nach. Diese teilte ihr mit, dass die Geschäftsführung für den Tag schon außer Haus sei und das Thema noch nicht besprochen wurde. Anna war enttäuscht. Im Bewerbungsprozess hatte sie einen sehr guten Eindruck vom Unternehmen bekommen. Die Geschäftsführung war in den Gesprächen ausgesprochen freundlich gewesen und hatte Anna nicht nur von der strukturierten Einschulung sondern auch der wunderbaren Unternehmenskultur vorgeschwärmt. Bisher hatte Anna davon leider nichts zu Gesicht bekommen.
Die Entscheidung zu gehen
Nach wenigen Stunden an ihrem neuen Arbeitsplatz entschied Anna daher, diesen wieder zu verlassen. Da die Geschäftsführung nicht mehr im Haus war, informierte sie die IT-Abteilung und die Assistentin der Geschäftsführung über ihre Entscheidung. Die Kollegin und Kollegen fragten nicht nach ihren Gründen, sondern beglückwünschten sie zu ihrer Entscheidung, da das Umfeld in dem Unternehmen sowieso toxisch wäre.
Anna versuchte am nächsten Tag die Geschäftsführung telefonisch zu erreichen, um auch sie offiziell über ihre Entscheidung zu informieren. Gerne hätte sie auch Feedback gegeben, sodass das Unternehmen eine Chance hat, sich zu verbessern. Immerhin war der Bewerbungsprozess sehr gut gelaufen. Sie wurde jedoch gar nicht zur Geschäftsführung durchgestellt, da diese über Annas Entscheidung enttäuscht war und nicht mehr mit ihr sprechen wollte. Noch am selben Tag sah Anna, dass die Stelle erneut ausgeschrieben wurde.
Was können wir aus der Geschichte von Anna lernen?
Es scheint, als wäre das Unternehmen nicht auf den Eintritt eines neuen Teammitglieds vorbereitet gewesen. Trotz eines effizienten Recruiting-Prozesses wurden im Onboarding so viele Fehler gemacht, dass die neue Mitarbeiterin binnen kürzester Zeit entschied, das Unternehmen wieder zu verlassen. Eine solche Fluktuation aufgrund von schlechtem Onboarding führt zu hohen Kosten für das Unternehmen sowie einem erhöhten Zeit- und Ressourcenaufwand. Zusätzlich tragen solche frühzeitigen Austritte zu einem schlechten Arbeitsklima bei, belasten die verbleibenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und führen zu verminderter Produktivität.
Damit dies in Ihrem Unternehmen nicht passiert, berücksichtigen Sie folgende Punkte, um ein gelungenes Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu gewährleisten:
- Klare und transparente Vertragsbedingungen: Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsvertrag alle vereinbarten Konditionen und Erwartungen genau widerspiegelt.
- Vorbereiteter Arbeitsplatz: Sorgen Sie dafür, dass der Arbeitsplatz sauber, ordentlich und funktionsfähig ist, bevor das neue Teammitglied ankommt.
- Strukturierte Einarbeitung: Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, der klare Ziele, Aufgaben und Schulungen für die ersten Wochen festlegt.
- Vorstellung der Unternehmenskultur: Vermitteln Sie dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin die Werte, Ziele und die Arbeitsweise des Unternehmens.
- Vorstellung des Teams: Führen Sie den neuen Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin in das Team ein und erleichtern Sie den Kontakt zu den Kollegen und Kolleginnen.
- Schulungen und Trainings: Bieten Sie relevante Schulungen an, die für die neue Rolle und die Unternehmensprozesse erforderlich sind.
- Klarer Kommunikationsfluss: Stellen Sie sicher, dass der neue Kollege bzw. die neue Kollegin weiß, an wen er sich bei Fragen oder Problemen wenden kann. Stellen Sie in diesem Zusammenhang auch sicher, dass die relevanten Personen in den ersten Tagen verfügbar sind.
- Zugang zu Ressourcen: Geben Sie dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin rechtzeitig Zugriff auf alle erforderlichen Tools, Software und Ressourcen.
- Feedback und Check-Ins: Planen Sie regelmäßige Feedback-Gespräche, um den Fortschritt des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin zu besprechen und eventuelle Herausforderungen anzugehen. Gerade in der Anfangsphase sind Feedback-Gespräche und Check-Ins häufiger notwendig.
- Soziale Integration: Organisieren Sie Teamaktivitäten oder Events, um die soziale Bindung zu fördern und das Kennenlernen zu erleichtern.
- Karriereentwicklung: Sprechen Sie über die langfristigen Perspektiven des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung im Unternehmen.
- Kontinuierliche Unterstützung: Bieten Sie auch nach den ersten Wochen weiterhin Unterstützung und klären Sie auftretende Fragen.
Fazit
Die Geschichte von Anna verdeutlicht, wie entscheidend ein effektives Onboarding für den Erfolg eines Unternehmens ist. Der erste Eindruck und die Behandlung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den ersten Tagen beeinflussen maßgeblich ihre langfristige Bindung an das Unternehmen. Ein professionelles Onboarding, das den Bedürfnissen und Erwartungen der neuen Kollegen und Kolleginnen gerecht wird, ist unerlässlich, um Top-Talente zu gewinnen und langfristig zu halten.
Indem Unternehmen klare und transparente Vertragsbedingungen vorlegen, den Arbeitsplatz ordentlich vorbereiten, eine strukturierte Einarbeitung bieten, soziale Integration fördern und eine offene Kommunikation pflegen, können sie das Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen positiv gestalten. Ein motiviertes, engagiertes und zufriedenes Team ist das Ergebnis einer erfolgreichen Eingliederung, was sich langfristig auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt. Investitionen in das Onboarding sind Investitionen in die Zukunft des Unternehmens und tragen dazu bei, dass talentierte Fachkräfte gerne bleiben und ihr Bestes geben.
Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Onboarding-Prozess alle relevanten Schritte berücksichtigt? Kontaktieren Sie mich gerne hier um einen Termin für eine professionelle Beratung zu vereinbaren. Gemeinsam können wir sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht frustriert das Handtuch werfen.
Mit einem effektiven Onboarding schaffen Sie nicht nur einen positiven Einstieg, sondern legen auch den Grundstein für langanhaltenden Erfolg im Unternehmen.