Die Rekrutierung von qualifizierten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist für den Erfolg eines Unternehmens von großer Bedeutung. Die Bedarfsanalyse im Recruiting bildet einen unverzichtbaren Schritt, der eine klare Definition der Anforderungen und Qualifikationen für eine offene Stelle beinhaltet.

In diesem Blogbeitrag gehe ich näher auf das Thema der Bedarfsanalyse in Recruiting-Prozesse ein. Ich beschreibe unter anderem was eine solche Bedarfsanalyse beinhaltet und warum sie für effektive Rekrutierungsstrategien von entscheidender Bedeutung ist.

Der grundlegende Sinn einer Bedarfsanalyse im Recruiting

Die Bedarfsanalyse im Kontext des Recruitings ist ein strukturierter Prozess, der darauf abzielt, die spezifischen Anforderungen, Kompetenzen und Qualifikationen für eine offene Stelle innerhalb eines Unternehmens zu definieren. Ihr primäres Ziel ist es, das Bild einer idealen Besetzung für die Position zu zeichnen. Dies gelingt, indem die Bedürfnisse des Unternehmens und die Anforderungen der Stelle klar festgelegt werden.

Die Stellenbeschreibung: Ein Eckpfeiler der Bedarfsanalyse

Im Zentrum dieser Analyse steht die Erstellung einer präzisen und umfassende Stellenbeschreibung. Diese Beschreibung dient als Leitfaden für den gesamten Such- und Einstellungsprozess. Sie enthält unter anderem Informationen zu den Aufgaben, Verantwortlichkeiten und den erwarteten Ergebnissen für die offene Stelle. Eine gründliche Stellenbeschreibung beinhaltet jedoch nicht nur die wesentlichen Pflichten, sondern auch die erwartete Qualifikation, Fähigkeiten und Erfahrungen, die der ideale Kandidat oder die ideale Kandidatin mitbringen sollte. Sie definiert klar die Erwartungen an die Position. Dadurch dient sie als Orientierungshilfe für die Auswahl des am besten geeigneten Kandidaten oder der am besten geeigneten Kandidatin.

Eine Stellenbeschreibung ist nicht gleichzusetzen mit der Stellenausschreibung, dem Inserat. Sie bildet aber die Grundlage für das Inserat. Im Inserat werden die Inhalte der Stellenbeschreibung zusammengefasst dargestellt und um Informationen zum Unternehmen und der Unternehmenskultur erweitert.

Der Prozess der Bedarfsanalyse in der Praxis

Eine optimale Bedarfsanalyse durchläuft mehrere wichtige Schritte, die den Prozess effizient und zielgerichtet gestalten. Ein strukturierter und durchdachter Prozess, der die notwendigen Schritte für die Erstellung einer detaillierten Stellenbeschreibung und die Festlegung der Anforderungen umfasst, bildet das Fundament für ein erfolgreiches Recruiting. Dies ermöglicht es, gezielt nach den passenden Talenten zu suchen, die die Anforderungen der Position bestmöglich erfüllen.

Auch wenn für eine Stelle bereits eine Stellenbeschreibung existiert, macht es Sinn, diese nochmals zu evaluieren und den Prozess zu durchlaufen, bevor man den Rekrutierungsprozesses einleitet. So kann man das Feedback aus früheren Einstellungsprozessen berücksichtigen. Auch die Analyse von Leistungsbeurteilungen und Erfahrungen mit bestehenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in ähnlichen Positionen kann wertvolle Einblicke liefern, um bestehende Anforderungen zu optimieren und zukünftige Bedürfnisse präziser zu definieren.

Ein beispielhafter Prozessablauf

  1. Initiierung und Anforderungsdefinition: Der Prozess beginnt mit der Initiierung durch das Erkennen des Personalbedarfs. Es folgt die genaue Definition der Anforderungen für die offene Stelle. Dabei werden die Hauptaufgaben, Verantwortlichkeiten und die angestrebten Ergebnisse festgelegt. Weiters wird die für die Stelle notwendige Qualifikation, Fähigkeiten und Erfahrung festgehalten. Diese Definition der Anforderungen sollte in Kooperation zwischen der verantwortlichen Führungskraft und HR erfolgen.
  2. Konsultation von Stakeholdern: Wenn sinnvoll, werden Schlüsselstakeholder, wie beispielsweise Kollegen und Kolleginnen, Fachexperten und -expertinnen sowie interne Kunden und Kundinnen, einbezogen, um eine umfassende Perspektive auf die Anforderungen der Position zu erhalten.
  3. Entwicklung einer detaillierten Stellenbeschreibung: Basierend auf den Informationen aus den vorherigen Schritten erstellt im Normalfall die HR-Abteilung eine umfassende Stellenbeschreibung. Diese beschreibt nicht nur die Rolle selbst, sondern auch die Erwartungen an den künftigen Stelleninhaber oder die künftige Stelleninhaberin.
  4. Interne Überprüfung und Freigabe: Die entwickelte Stellenbeschreibung wird intern überprüft und von den relevanten Stakeholdern freigegeben, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entspricht. Im Normalfall ist es ausreichend, dass die verantwortliche Führungskraft die Stellenbeschreibung nochmals prüft. In manchen Unternehmen werden in diesem Schritt möglicherweise mehrere Personen involviert.
  5. Implementierung und Veröffentlichung: Auf Basis der Stellenbeschreibung wird die Recruiting-Strategie entwickelt, die Zielgruppe analysiert und die passenden Maßnahmen ausgewählt. Mehr zum Thema Zielgruppenanalyse finden Sie in meinem letzten Blogbeitrag hier. Der Rekrutierungsprozess wird eingeleitet und die Stellenbeschreibung dient als Leitfaden für die Auswahl und das Screening der Kandidaten oder Kandidatinnen.

Der hier dargestellte Prozess ist ein Beispielprozess. Es ist natürlich vom Unternehmen und dessen Strukturen abhängig, wer konkret in den Prozess eingebunden ist und wie er in der Praxis tatsächlich abläuft. Wichtig ist, dass die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen vor Beginn des Rekrutierungsprozesses konkretisiert werden.

Warum ist die Bedarfsanalyse wichtig im Recruiting?

Die genaue Bedarfsanalyse legt das Fundament für die Auswahl passender Talente, wodurch Unternehmen effizienter, zielgerichteter und langfristig erfolgreicher agieren können. Sie unterstützt Unternehmen dabei, die besten Talente zu gewinnen und ihr Geschäftsfeld zu stärken. Ein paar Vorteile der Durchführung einer Bedarfsanalyse vor Start des Rekrutierungsprozesses sind:

  • Effiziente Auswahl: Eine genaue Bedarfsanalyse hilft, eine gezielte Auswahl zu treffen, indem sie sicherstellt, dass nur Bewerber und Bewerberinnen, die den Anforderungen und Bedürfnissen der Position entsprechen, berücksichtigt werden.
  • Zeit- und Kostenersparnis: Die präzise Identifikation der Stellenanforderungen trägt dazu bei, Zeit und Ressourcen zu sparen, da sie beispielsweise unnötige Vorstellungsgespräche mit ungeeigneten Kandidaten oder Kandidatinnen vermeidet.
  • Bessere Integration: Durch die Berücksichtigung von Soft Skills in der Bedarfsanalyse werden Kandidaten oder Kandidatinnen identifiziert, die gut ins Team passen und sich leichter in die Unternehmensstruktur integrieren können.
  • Langfristiger Unternehmenserfolg: Eine erfolgreiche Bedarfsanalyse trägt zur Einstellung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bei, die nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch zur langfristigen Entwicklung und dem Erfolg des Unternehmens beitragen können.

Fazit

Die präzise Bedarfsanalyse im Recruiting ist ein unverzichtbarer Schritt, um die Anforderungen und Qualifikationen für offene Stellen klar zu definieren. Ein strukturierter Ansatz ermöglicht es, die richtigen Kandidaten und Kandidatinnen zu identifizieren und in das Unternehmen zu integrieren. Die Bedarfsanalyse stellt eine wesentliche Säule erfolgreicher Rekrutierungsstrategien dar, die zu effizienteren Auswahlprozessen, Zeit- und Kostenersparnis, besserer Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenintegration sowie langfristigem Unternehmenserfolg führt.

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