Das HR-Management hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. In der heutigen globalisierten und digitalisierten Geschäftswelt stehen HR-Verantwortliche vor der Herausforderung, innovative Ansätze zu entwickeln, um die hohen Bedürfnisse der Belegschaft zu erfüllen und gleichzeitig den Unternehmenserfolg zu fördern. Unter anderem vermehren sich die Remote-First-Unternehmen rasant. Angesichts dieser Entwicklungen stellt sich die Frage: Kann HR-Management tatsächlich virtuell durchgeführt werden oder braucht es weiterhin den persönlichen Kontakt zwischen HR und den Beschäftigten? Immerhin ist HR doch ein People Business!

Traditionell war das HR-Management stark von persönlicher Interaktion geprägt. HR-Manager und -Managerinnen waren oft im Unternehmen präsent, um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen persönlich zu betreuen, Bewerbungsgespräche zu führen und Schulungen abzuhalten. Doch die Arbeitswelt verändert sich rasant, und die Notwendigkeit virtueller Zusammenarbeit nimmt zu. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie virtuelles HR-Management funktionieren kann, welche Vorteile es möglicherweise bietet und wie Organisationen eine remote Herangehensweise an das HR-Management finden können.

Die notwendigen Grundlagen des virtuellen HR Managements

Um HR-Management generell virtuell durchführen zu können, bedarf es einiger Grundlagen, die im Unternehmen gegeben sein müssen. Diese Grundlagen betreffen vorwiegend die Kommunikation und die eingesetzten Technologien im Unternehmen.

Kommunikationstechnologie

Der Schlüssel zum Erfolg beim virtuellen HR-Management liegt in der effektiven Kommunikation und der Nutzung geeigneter Technologien. Videokonferenztools wie Zoom und MS Teams sowie Instant Messaging Dienste wie Slack und MS Teams sind entscheidende Werkzeuge, um die Interaktion zwischen den HR-Verantwortlichen und den Beschäftigten sicherzustellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Tools leicht zugänglich und benutzerfreundlich sind und von allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen aktiv genutzt werden. Ein reiner Austausch via E-Mail ist in einem rein virtuellen Setting schlichtweg nicht ausreichend.

Klare Kommunikationsrichtlinien

Die Festlegung klarer Kommunikationsrichtlinien ist von entscheidender Bedeutung. Dies umfasst beispielsweise die Bestimmung, wie oft virtuelle Meetings abgehalten werden, welche Kommunikationskanäle verwendet werden und wann die HR-Verantwortlichen für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erreichbar sind (auch unter Berücksichtigung etwaiger unterschiedlicher Zeitzonen). Ähnlich wie eine offene Bürotür im physischen Büro sollten HR-Manager und -Managerinnen auch im virtuellen Umfeld für Fragen und Anliegen der Belegschaft zugänglich sein, jedoch nicht rund um die Uhr, um die eigene Work-Life-Balance zu wahren.

HR-Software

Die Nutzung von HR-Software ist ein weiterer Eckpfeiler des virtuellen HR-Managements. In diesen Systemen werden alle die Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnen betreffenden Daten zentralisiert. Durch die digitale Verwaltung der relevanten Informationen wird sichergestellt, dass die virtuelle Zusammenarbeit effizient und effektiv ist. Dabei müssen die Unternehmen selbstverständlich darauf achten, dass ihre HR-Software sicher ist und den Datenschutzbestimmungen entspricht. Eine strukturierte digitale Ablage aller Dokumente kann bereits ein erster Schritt sein, um die virtuelle Zusammenarbeit zu erleichtern.

Proaktive Kontaktaufnahme

In einem virtuellen Arbeitsumfeld sind spontane Begegnungen, wie sie im physischen Büro stattfinden, selten. Ausnahmen sind, wenn man sich beispielsweise zufällig im gleichen virtuellen Meeting gemeinsam wiederfindet. Aber auch hier ist der Austausch beschränkt. Daher ist proaktive Ansprache entscheidend. HR-Verantwortliche sollten aktiv auf die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zugehen, um ihre Bedürfnisse und Anliegen zu erfragen und darauf einzugehen. Dies kann durch geplante Check-Ins, aber auch durch spontane virtuelle Treffen zu einem Heißgetränk erreicht werden, um informelle Interaktionen zu fördern.

Virtuelles HR Management in der Praxis

Sind die Grundpfeiler für eine virtuelle Zusammenarbeit gelegt, stellt sich die Frage, wie die einzelnen HR-Prozesse konkret in der Praxis ablaufen können. Betrachtet man den Employee Lifecycle in einem Unternehmen genauer, sieht man schnell, dass alle darin enthaltenen HR-Prozesse auch in einem virtuellen Umfeld abgewickelt werden können.

Attraction & Employer Branding

Aufgrund des hohen Digitalisierungsgrades ist es für Unternehmen so oder so notwendig, sich online zu präsentieren. Dafür können Soziale Netzwerke, die eigene Website, Online-Jobbörsen, Foren etc. genutzt werden, um potenzielle Kandidaten und Kandidatinnen zu erreichen. Die Auswahl der online Kanäle sollte an die Zielgruppe angepasst werden. Unabhängig davon, ob das HR-Management im Unternehmen remote oder im Büro stattfindet, führt kein Weg an einer gewissen Onlinepräsenz vorbei.

Recruiting

Der gesamte Rekrutierungsprozess kann online abgewickelt werden. Von der Online-Bewerbung über Videointerviews bis hin zur digitalen Vertragsunterschrift ist alles möglich. Virtuelle Jobmessen und Events bieten auch die Möglichkeit, potenzielle Kandidaten und Kandidatinnen virtuell kennen zu lernen. Handelt es sich um ein Remote-First-Unternehmen, macht ein 100% virtueller Bewerbungsprozess absolut Sinn. Gibt es noch ein Büro, in das die Beschäftigten kommen können, sollten auch persönliche Berührungspunkte mit den Kandidaten und Kandidatinnen eingeplant werden.

Onboarding

Auch der Onboardingprozess kann zu 100% digitalisiert werden. Von der Zurverfügungstellung der ersten Unterlagen auf einer Plattform im Pre-Boarding bis hin zu einem virtuellen Willkommen mit der Geschäftsführung am ersten Arbeitstag ist alles möglich. Die Einschulung an sich kann über E-Learnings und Videocalls erfolgen. Zusätzlich können Online-Plattformen zum Wissensaustausch hilfreich sein. Auch hier gilt, gibt es ein physisches Büro, sollte man persönliche Berührungspunkte einplanen, soweit dies möglich ist.

Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenbindung

Die Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenbindung an das Unternehmen ist virtuell mitunter einer der schwersten Prozesse. Da der persönliche Kontakt fehlt, fehlt oft auch die persönliche Bindung an das Unternehmen. Als Unternehmen kann man beispielsweise virtuelle Räume schaffen, die den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit der sozialen Interaktion geben. Auch virtuelle Teambuildings sind eine Option, um Beschäftige ans Unternehmen zu binden. Ein essenzieller Bestandteil für die Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenbindung ist eine offene und transparente Kommunikation. In einem virtuellen Setting ist es oft notwendig, mehr zu kommunizieren, als in einem offline Setting.

Personalentwicklung

Die Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind auch im virtuellen HR-Management umzusetzen. Virtuelle Schulungen und Entwicklungsprogramme können genauso effektiv sein wie Präsenzschulungen, wenn sie interaktiv und ansprechend gestaltet sind. Es ist wichtig, Schulungsmethoden zu entwickeln, die speziell auf das Online-Setting zugeschnitten sind. Virtuelle Schulungen können beispielsweise in kürzeren Einheiten über mehrere Wochen verteilt durchgeführt werden, anstelle von eintägigen Präsenzseminaren. Auch kann man in einem online Setting leicht Ressourcen (zB Podcasts, E-Learnings, online Zeitschriften) für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur Weiterentwicklung verfügbar machen. Ein regelmäßiger virtueller Austausch zwischen Führungskraft und Beschäftigten stellt sicher, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiter regelmäßiges Feedback erhalten und ihre Ziele hinsichtlich ihrer persönlichen Weiterentwicklung verfolgen können.

Offboarding

Auch das Offboarding von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die das Unternehmen verlassen, kann zu 100% remote abgewickelt werden. Austrittsgespräche können virtuell genauso wertschätzend geführt werden, wie offline. Auch virtuelle Abschiedsfeiern können einen krönenden Abschluss darstellen.

Die Vorteile des virtuellen HR-Managements

Neben den genannten Möglichkeiten kann die Implementierung von virtuellem HR-Management auch eine Vielzahl von Vorteilen bieten:

  • Kosteneffizienz: Virtuelles HR-Management kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da es weniger physische Ressourcen erfordert und Reisekosten minimiert.
  • Zeiteffizienz: Die Abwicklung von HR-Prozessen kann beschleunigt werden, da virtuelle Tools die Kommunikation und den Informationsaustausch erleichtern.
  • Erweiterter Talentpool: Remote-Recruiting ermöglicht den Zugriff auf Talente in verschiedenen geografischen Regionen, was die Vielfalt im Unternehmen fördern kann.
  • Flexibilität und Work-Life-Balance: Virtuelles HR-Management bietet den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Flexibilität, ihre Arbeit besser an ihre individuellen Bedürfnisse und ihre Work-Life-Balance anzupassen.
  • Nachhaltigkeit: Weniger Reisen und physische Ressourcennutzung tragen zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.

Die Herausforderungen des virtuellen HR-Managements

Ein professionelles HR-Management ist also auch in einem virtuellen Setting möglich und gut umsetzbar. Trotzdem gibt es auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen:

Persönlicher Kontakt

In virtuellen Treffen kann der persönliche Kontakt zwischen HR-Verantwortlichen und Beschäftigten fehlen. Dies kann dazu führen, dass subtile nonverbale Signale und soziale Interaktionen verloren gehen. Es ist ratsam, gelegentlich persönliche Treffen zu organisieren, um eine persönlichere Verbindung aufzubauen (beispielsweise ein- oder zweimal im Jahr bei einem Company Offsite).

Technische Herausforderungen

Technische Probleme wie schlechte Internetverbindungen oder Softwareprobleme können die Effizienz von virtuellen Meetings beeinträchtigen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über die notwendige technische Infrastruktur verfügen und technische Unterstützung anbieten.

Kulturelle Unterschiede

In globalen Unternehmen können kulturelle Unterschiede die Kommunikation erschweren. Dies ist auch für den persönlichen Kontakt zwischen Menschen wahr, wird aber bei einem reinen virtuellen Kontakt oft noch schwerwiegender. Es ist wichtig, ein hohes Maß an kulturellem Verständnis und Sensibilität zu entwickeln, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zeitmanagement

In einem virtuellen Setting ist es wahrscheinlicher, dass sich die HR-Verantwortlichen und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmens in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Das erschwert das Zeitmanagement und die Terminabstimmung. Hier ist ein erhöhtes Maß an Flexibilität gefragt, um trotzdem ausreichend viele virtuelle Interaktionen sicherzustellen.

Fazit

Das virtuelle HR-Management ist in der heutigen Arbeitswelt möglich und viele Remote-First-Unternehmen zeigen bereits vor, wie es geht. Unternehmen können auch im virtuellen Raum Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen rekrutieren und onboarden, weiterbilden und entwickeln sowie offboarden. Es erfordert jedoch klare Kommunikation, den Einsatz geeigneter Technologien und die Anpassung der HR-Strategien und -Porzesse, um den Anforderungen des virtuellen Arbeitsumfelds gerecht werden.

Sie überlegen, die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu steigern und sind noch unsicher, ob dies auch im HR-Bereich möglich ist? Vereinbaren Sie gerne hier einen Termin mit mir, und wir besprechen gemeinsam die Möglichkeiten.